Adatkezelési tájékoztató – e-Tender Zrt.
1. Az adatkezelő
e-Tender Zrt.
Székhely: 1026 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 17-21. 3. em. 2.
Cégjegyzékszám: Cg. 01-10-049190 · Adószám: 25864379-2-41
Képviseli: dr. Madarász Gábor vezérigazgató
Telefon: +36 1 380-5522 · E-mail: iroda@etenderzrt.hu · Honlap: etenderzrt.hu
Az e-Tender Zrt. adatvédelmi tisztviselő kijelölésére a GDPR 37. cikke alapján nem köteles; adatvédelmi kérdésekben a fenti elérhetőségeken a vezérigazgató jár el.
2. A tájékoztató célja és jogi háttere
Ez a tájékoztató azt írja le, hogy az e-Tender Zrt. milyen személyes adatokat, milyen célból, milyen jogalapon, mennyi ideig kezel, kinek adja át, és az érintetteket milyen jogok illetik meg. Jogi alapja az (EU) 2016/679 rendelet (GDPR), az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.), valamint a tevékenységre irányadó ágazati jogszabályok (különösen a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény, és a német közbeszerzési jog – GWB, VgV, UVgO – irányadó rendelkezései).
3. A tevékenység sajátossága: adatkezelő vagy adatfeldolgozó?
Az e-Tender Zrt. ügyfelei részére német és hazai közbeszerzési eljárásokban ajánlattevői oldalon nyújt szolgáltatást (ajánlatok, részvételi jelentkezések összeállítása és benyújtása, képviselet). E tevékenység során kétféle szerepben kezel személyes adatokat:
Adatkezelőként a saját ügyfél-, partner-, szállítói és munkavállalói kapcsolatai, a honlap üzemeltetése, a számlázás és a saját jogi igényei tekintetében (ezekre e tájékoztató 5. pontja vonatkozik).
Adatfeldolgozóként (GDPR 28. cikk) az ügyfél megbízása alapján, amikor az ügyfél által átadott személyes adatokat – az ügyfél vezetőinek, szakembereinek, alvállalkozóinak, referenciaszemélyeinek adatait (önéletrajzok, végzettség, kizáró okokkal kapcsolatos nyilatkozatok, erkölcsi bizonyítvány, aláírási címpéldány) – az ajánlat összeállítása és benyújtása céljából dolgozza fel. Ezekre az adatokra az ügyfél mint adatkezelő saját tájékoztatója és az ügyféllel kötött adatfeldolgozási megállapodás irányadó; az e-Tender Zrt. ezeket kizárólag az ügyfél utasítása szerint, a megbízás céljára használja.
4. Alapelvek
Az e-Tender Zrt. a személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen és átláthatóan, kizárólag meghatározott célból, a célhoz szükséges mértékben és ideig kezeli, pontosságukról és biztonságukról gondoskodik (GDPR 5. cikk). Különleges adatot (GDPR 9. cikk) és bűnügyi személyes adatot (10. cikk) saját adatkezelőként nem kezel; ha közbeszerzési eljárásban ilyen adat merül fel (pl. erkölcsi bizonyítvány), azt kizárólag adatfeldolgozóként, az ügyfél utasítására és a közbeszerzési jogszabály által megkövetelt körben kezeli.
5. Az egyes adatkezelések
| Adatkezelés célja | Érintettek | Kezelt adatok | Jogalap (GDPR 6. cikk) | Megőrzési idő |
|---|---|---|---|---|
| Honlap látogatása, technikai működtetés, biztonság | honlap látogatói | IP-cím, böngésző- és eszközadatok, látogatás ideje, megtekintett oldalak (szerver-naplók) | (1) f) – jogos érdek: a honlap biztonságos működtetése | naplók: 30 nap |
| Kapcsolatfelvétel (e-mail, telefon, űrlap), ajánlatkérés | érdeklődők, leendő ügyfelek képviselői | név, cég, beosztás, e-mail, telefon, a megkeresés tartalma | (1) b) – szerződés előkészítése; cég képviselőjénél (1) f) – jogos érdek | szerződéskötés elmaradása esetén az utolsó kapcsolatfelvételtől számított 1 év |
| Ügyfélkapcsolat, megbízási szerződés teljesítése | ügyfelek kapcsolattartói, vezetői, aláírói | név, beosztás, e-mail, telefon, aláírás, képviseleti jog igazolása, levelezés | (1) b) – szerződés teljesítése; kapcsolattartónál (1) f) – jogos érdek | a szerződés megszűnésétől számított 5 év (Ptk. elévülés), számviteli bizonylat 8 év |
| Ajánlatok, részvételi jelentkezések összeállítása és benyújtása ügyfél megbízásából | az ügyfél munkavállalói, szakemberei, alvállalkozói, referenciaszemélyek | lásd 3. pont – adatfeldolgozóként, az ügyfél utasítása szerint | az ügyfél jogalapja; adatfeldolgozási megállapodás (28. cikk) | a megbízás és az eljárás lezárultáig, illetve az ügyfél utasítása szerint; jogorvoslati és elévülési idő figyelembevételével |
| Kapcsolattartás ajánlatkérőkkel, közbeszerzési platformokkal, hatóságokkal | ajánlatkérők, hatóságok ügyintézői | név, beosztás, hivatali elérhetőség, levelezés | (1) f) – jogos érdek: a megbízás ellátása; (1) c) – jogi kötelezettség (Kbt., GWB/VgV) | az eljárás lezárultától számított 5 év |
| Számlázás, könyvelés | ügyfelek, szállítók képviselői | számlázási név, cím, adószám, kapcsolattartó neve, bankszámlaszám | (1) c) – jogi kötelezettség (Számv. tv. 169. §, Áfa tv.) | a bizonylat keltétől számított 8 év |
| Szállítók, alvállalkozók, partnerek kezelése | partnerek képviselői, kapcsolattartói | név, beosztás, elérhetőség, szerződéses adatok | (1) b), kapcsolattartónál (1) f) | szerződés megszűnésétől 5 év, bizonylat 8 év |
| Álláspályázatok | jelentkezők | önéletrajz, végzettség, elérhetőség, a pályázat tartalma | (1) a) – hozzájárulás; (1) b) – szerződés előkészítése | a pozíció betöltésétől számított 6 hónap, további tárolás csak külön hozzájárulással |
| Jogi igények érvényesítése, védekezése | ügyfelek, partnerek, volt ügyfelek képviselői | a jogvitához szükséges adatok, levelezés, szerződések | (1) f) – jogos érdek: igényérvényesítés | az igény elévüléséig, eljárás esetén annak jogerős lezárultáig |
A jogos érdeken alapuló adatkezelésekről az e-Tender Zrt. érdekmérlegelési tesztet készített, amelyet kérésre rendelkezésre bocsát. Az adatszolgáltatás a szerződéses és jogi kötelezettségen alapuló adatkezeléseknél a szerződéskötés, illetve a jogszabályi kötelezettség teljesítésének feltétele; elmaradása esetén az e-Tender Zrt. a szolgáltatást nem tudja nyújtani. Az e-Tender Zrt. hírlevelet nem küld, és automatizált döntéshozatalt, profilalkotást nem végez.
6. Az adatok címzettjei, adatfeldolgozók
A személyes adatokhoz az e-Tender Zrt. munkatársai feladatkörük ellátásához szükséges mértékben férnek hozzá. Az e-Tender Zrt. az alábbi adatfeldolgozókat veszi igénybe:
| Adatfeldolgozó | Tevékenység | Székhely |
|---|---|---|
| Tárhely.Eu Szolgáltató Kft. (Tárhely.eu) | honlap tárhely, szerver-üzemeltetés | Magyarország |
| Google Ireland Limited (Google Workspace) | e-mail (Gmail), dokumentumtárolás (Drive), naptár, irodai alkalmazások | Írország |
| Nagy Jánosné e. v. | könyvelés, bérszámfejtés | Magyarország |
| Uzonyi Gábor e. v. | informatikai karbantartás, mentés | Magyarország |
| Kuczora Ügyvédi Iroda | jogi tanácsadás, képviselet | Magyarország |
Az adatfeldolgozók az adatokat kizárólag az e-Tender Zrt. írásbeli utasítása szerint, a GDPR 28. cikkének megfelelő szerződés alapján kezelik.
Önálló adatkezelőként kapják meg az adatokat: a német és magyar ajánlatkérő szervek és az általuk használt elektronikus közbeszerzési platformok (pl. Deutsches Vergabeportal, subreport, e-Vergabe, EKR), a Közbeszerzési Hatóság és a Vergabekammerek / Közbeszerzési Döntőbizottság jogorvoslat esetén, a NAV és más hatóságok jogszabályi kötelezettség alapján, valamint bíróságok és végrehajtók jogvita esetén.
7. Adattovábbítás külföldre
Az e-Tender Zrt. tevékenységéből adódóan rendszeresen továbbít személyes adatokat Németországba (ajánlatkérők, közbeszerzési platformok, német partnerek részére). Ez az Európai Unión belüli adattovábbítás, amelyre a GDPR közvetlenül és azonos módon alkalmazandó; külön garanciát nem igényel.
Az e-Tender Zrt. levelezését és dokumentumtárolását a Google Workspace szolgáltatás útján végzi, amelynek szerződéses szolgáltatója az EU-ban székhellyel rendelkező Google Ireland Limited. Az e-Tender Zrt. adatrégió-beállítása szerint a Google Workspace-ben tárolt adatok tárolása az Európai Unió területén működő adatközpontokban történik. Egyes feldolgozási műveletek és támogatási tevékenységek során az adatok az Egyesült Államokba kerülhetnek; ennek jogalapja a Bizottság (EU) 2023/1795 megfelelőségi határozata (EU–US Data Privacy Framework), amelynek a Google LLC tanúsított résztvevője, kiegészítésképpen pedig a GDPR 46. cikke szerinti általános szerződési feltételek, a Google Workspace adatfeldolgozási kiegészítése (Cloud Data Processing Addendum) alapján. Más harmadik országba adattovábbítás nem történik.
8. Adatbiztonság
Az e-Tender Zrt. a GDPR 32. cikke szerint a kockázattal arányos technikai és szervezési intézkedésekkel védi az adatokat: jogosultságkezelés és egyedi hozzáférés, többfaktoros azonosítás, titkosított adatátvitel, rendszeres mentés, naprakész vírusvédelem, a munkatársak titoktartási kötelezettsége és oktatása. A közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó dokumentumokat – tekintettel azok üzleti titok jellegére – az e-Tender Zrt. elkülönítetten, korlátozott hozzáféréssel tárolja. Adatvédelmi incidens esetén az e-Tender Zrt. a GDPR 33–34. cikke szerint jár el, és a magas kockázatú incidensről az érintetteket tájékoztatja.
9. Sütik (cookie-k)
A honlap kizárólag a működéshez elengedhetetlen (munkamenet- és biztonsági) sütiket használ; ezekhez az érintett hozzájárulása nem szükséges, élettartamuk a böngésző bezárásáig tart. Statisztikai vagy marketing célú sütit a honlap nem helyez el.
10. Az érintettek jogai
Az érintett az e-Tender Zrt.-től az 1. pontban megadott elérhetőségeken kérheti:
tájékoztatást és hozzáférést a kezelt adataihoz (15. cikk);
adatai helyesbítését (16. cikk);
adatai törlését, ha az adatkezelés célja megszűnt, a hozzájárulását visszavonta, vagy az adatkezelés jogellenes (17. cikk) – kivéve, ha az adatkezelést jogi kötelezettség vagy jogi igény érvényesítése indokolja;
az adatkezelés korlátozását (18. cikk);
adathordozhatóságot a hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló, automatizált adatkezelés esetén (20. cikk);
tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen (21. cikk); ilyenkor az e-Tender Zrt. az adatot csak akkor kezeli tovább, ha azt kényszerítő erejű jogos ok indokolja;
a hozzájárulását bármikor visszavonhatja; ez a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét nem érinti.
Az e-Tender Zrt. a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, legfeljebb a beérkezéstől számított egy hónapon belül teljesíti vagy annak elutasítását indokolja; ez a határidő indokolt esetben két hónappal meghosszabbítható. A kérelem teljesítése díjmentes, kivéve az ismétlődő vagy nyilvánvalóan megalapozatlan kérelmeket. Az e-Tender Zrt. a kérelmező személyazonosságáról – az adatok védelme érdekében – meggyőződhet.
Az adatfeldolgozóként kezelt adatok (3. pont) tekintetében az érintett jogait az ügyfélnél mint adatkezelőnél gyakorolhatja; az e-Tender Zrt. a hozzá érkező kérelmet az ügyfélnek továbbítja, és annak teljesítésében közreműködik.
11. Jogorvoslat
Ha az érintett úgy ítéli meg, hogy adatainak kezelése sérti a GDPR-t, panasszal élhet a felügyeleti hatóságnál:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. · Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Telefon: +36 1 391-1400 · E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu · Honlap: naih.hu
Az érintett továbbá bírósághoz fordulhat; a per – választása szerint – a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható. Németországi érintett a saját tartózkodási helye szerinti német felügyeleti hatóságnál is panaszt tehet. Az e-Tender Zrt. kéri, hogy az érintettek panaszukkal elsőként a társasághoz forduljanak, hogy azt közvetlenül orvosolhassa.
12. A tájékoztató módosítása
Az e-Tender Zrt. a tájékoztatót jogszabályváltozás vagy adatkezelési gyakorlatának változása esetén módosítja; a hatályos változat mindig a honlapon érhető el, a lényeges változásról az ügyfeleket e-mailben is tájékoztatja. A tájékoztató magyar, angol és német nyelven érhető el; eltérés esetén a magyar szöveg az irányadó.
Hatályos: 2026. október 21.