Datenschutzerklärung – e-Tender Zrt.
1. Verantwortlicher
e-Tender Zrt.
Sitz: H-1026 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 17-21. 3/2, Ungarn
Handelsregister-Nr.: 01-10-049190, Registergericht: Hauptstädtisches Gericht Budapest (Fővárosi Törvényszék Cégbírósága) · ungarische Steuernummer: 25864379-2-41 · USt-IdNr.: HU25864379
Vertreten durch: dr. Gábor Madarász, Vorstandsvorsitzender (vezérigazgató)
Telefon: +36 1 380-5522 · E-Mail: iroda@etenderzrt.hu · Website: etenderzrt.hu
Verantwortlicher akkreditierter Vergabeberater (felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó): dr. Gergely Ákos Kuczora, Registernummer 01071, Aufsichtsbehörde: Ungarische Vergabebehörde (Közbeszerzési Hatóság)
Hosting-Anbieter: Tárhely.Eu Szolgáltató Kft., H-1097 Budapest, Könyves Kálmán körút 12-14., Ungarn, E-Mail: support@tarhely.eu
Die e-Tender Zrt. ist nach Art. 37 DSGVO nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet; Ansprechpartner in Datenschutzfragen ist der Vorstandsvorsitzende unter den oben genannten Kontaktdaten.
2. Zweck und Rechtsgrundlagen dieser Erklärung
Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten die e-Tender Zrt. zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange verarbeitet, an wen sie weitergegeben werden und welche Rechte den betroffenen Personen zustehen. Rechtliche Grundlagen sind die Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), das ungarische Gesetz Nr. CXII/2011 über das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und die Informationsfreiheit (Infotv.) sowie die für die Tätigkeit maßgeblichen Fachgesetze (insbesondere das ungarische Rechnungslegungsgesetz Nr. C/2000, das ungarische Vergabegesetz Nr. CXLIII/2015 und die einschlägigen Vorschriften des deutschen Vergaberechts – GWB, VgV, UVgO).
3. Besonderheit der Tätigkeit: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter?
Die e-Tender Zrt. erbringt für ihre Mandanten Dienstleistungen auf Bieterseite in deutschen und ungarischen Vergabeverfahren (Erstellung und Einreichung von Angeboten und Teilnahmeanträgen, Vertretung). Dabei verarbeitet sie personenbezogene Daten in zwei Rollen:
Als Verantwortlicher hinsichtlich ihrer eigenen Mandanten-, Partner-, Lieferanten- und Mitarbeiterbeziehungen, des Betriebs der Website, der Rechnungsstellung und ihrer eigenen Rechtsansprüche (hierfür gilt Abschnitt 5 dieser Erklärung).
Als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) im Auftrag des Mandanten, wenn sie vom Mandanten übergebene personenbezogene Daten – Daten der Führungskräfte, Fachkräfte, Nachunternehmer und Referenzpersonen des Mandanten (Lebensläufe, Qualifikationsnachweise, Erklärungen zu Ausschlussgründen, Führungszeugnisse, Unterschriftsproben) – zum Zweck der Erstellung und Einreichung des Angebots verarbeitet. Für diese Daten gelten die Datenschutzerklärung des Mandanten als Verantwortlichem und der mit ihm geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag; die e-Tender Zrt. verwendet sie ausschließlich nach Weisung des Mandanten und für den Zweck des Mandats.
4. Grundsätze
Die e-Tender Zrt. verarbeitet personenbezogene Daten rechtmäßig, nach Treu und Glauben und transparent, ausschließlich für festgelegte Zwecke, im erforderlichen Umfang und nur so lange wie nötig, und sorgt für ihre Richtigkeit und Sicherheit (Art. 5 DSGVO). Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) und Daten über strafrechtliche Verurteilungen (Art. 10 DSGVO) verarbeitet sie als Verantwortlicher nicht; fallen solche Daten in einem Vergabeverfahren an (z. B. Führungszeugnisse), verarbeitet sie diese ausschließlich als Auftragsverarbeiter, auf Weisung des Mandanten und in dem vergaberechtlich geforderten Umfang.
5. Die einzelnen Verarbeitungen
| Zweck | Betroffene | Datenkategorien | Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 DSGVO) | Speicherdauer |
|---|---|---|---|---|
| Besuch der Website, technischer Betrieb, Sicherheit | Website-Besucher | IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten, Zeitpunkt des Besuchs, aufgerufene Seiten (Server-Logs) | lit. f – berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website | Logs: 30 Tage |
| Kontaktaufnahme (E-Mail, Telefon, Formular), Angebotsanfrage | Interessenten, Vertreter potenzieller Mandanten | Name, Unternehmen, Funktion, E-Mail, Telefon, Inhalt der Anfrage | lit. b – Vertragsanbahnung; bei Unternehmensvertretern lit. f – berechtigtes Interesse | ohne Vertragsschluss 1 Jahr ab letztem Kontakt |
| Mandantenbeziehung, Erfüllung des Beratungsvertrags | Ansprechpartner, Geschäftsführer, Zeichnungsberechtigte der Mandanten | Name, Funktion, E-Mail, Telefon, Unterschrift, Vertretungsnachweis, Korrespondenz | lit. b – Vertragserfüllung; bei Ansprechpartnern lit. f | 5 Jahre ab Vertragsende (Verjährung nach ung. BGB), Buchungsbelege 8 Jahre |
| Erstellung und Einreichung von Angeboten und Teilnahmeanträgen im Auftrag des Mandanten | Mitarbeiter, Fachkräfte, Nachunternehmer, Referenzpersonen des Mandanten | siehe Abschnitt 3 – als Auftragsverarbeiter nach Weisung des Mandanten | Rechtsgrundlage des Mandanten; Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28) | bis zum Abschluss von Mandat und Verfahren bzw. nach Weisung des Mandanten, unter Berücksichtigung von Nachprüfungs- und Verjährungsfristen |
| Kommunikation mit Auftraggebern, Vergabeplattformen, Behörden | Sachbearbeiter der Auftraggeber und Behörden | Name, Funktion, dienstliche Kontaktdaten, Korrespondenz | lit. f – berechtigtes Interesse an der Durchführung des Mandats; lit. c – rechtliche Verpflichtung (ung. Vergabegesetz, GWB/VgV) | 5 Jahre ab Abschluss des Verfahrens |
| Rechnungsstellung, Buchhaltung | Vertreter von Mandanten und Lieferanten | Rechnungsname und -anschrift, Steuernummer, Name des Ansprechpartners, Bankverbindung | lit. c – rechtliche Verpflichtung (§ 169 ung. Rechnungslegungsgesetz, ung. UStG) | 8 Jahre ab Belegdatum |
| Lieferanten, Nachunternehmer, Partner | Vertreter und Ansprechpartner der Partner | Name, Funktion, Kontaktdaten, Vertragsdaten | lit. b, bei Ansprechpartnern lit. f | 5 Jahre ab Vertragsende, Belege 8 Jahre |
| Bewerbungen | Bewerber | Lebenslauf, Qualifikationen, Kontaktdaten, Bewerbungsinhalt | lit. a – Einwilligung; lit. b – Vertragsanbahnung | 6 Monate ab Besetzung der Stelle; längere Speicherung nur mit gesonderter Einwilligung |
| Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen | Vertreter von Mandanten, Partnern, ehemaligen Mandanten | für den Rechtsstreit erforderliche Daten, Korrespondenz, Verträge | lit. f – berechtigtes Interesse an der Rechtsverfolgung | bis zur Verjährung des Anspruchs, bei Verfahren bis zu dessen rechtskräftigem Abschluss |
Für die auf berechtigtes Interesse gestützten Verarbeitungen hat die e-Tender Zrt. eine Interessenabwägung dokumentiert, die auf Anfrage zur Verfügung gestellt wird. Bei vertraglich oder gesetzlich begründeten Verarbeitungen ist die Bereitstellung der Daten Voraussetzung für den Vertragsschluss bzw. die Erfüllung der gesetzlichen Pflicht; ohne sie kann die e-Tender Zrt. die Leistung nicht erbringen. Die e-Tender Zrt. versendet keinen Newsletter; eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.
6. Empfänger der Daten, Auftragsverarbeiter
Zugriff auf personenbezogene Daten haben die Mitarbeiter der e-Tender Zrt. im für ihre Aufgaben erforderlichen Umfang. Die e-Tender Zrt. setzt folgende Auftragsverarbeiter ein:
| Auftragsverarbeiter | Tätigkeit | Sitz |
|---|---|---|
| Tárhely.Eu Szolgáltató Kft. (Tárhely.eu) | Website-Hosting, Serverbetrieb | Ungarn |
| Google Ireland Limited (Google Workspace) | E-Mail (Gmail), Dokumentenspeicherung (Drive), Kalender, Office-Anwendungen | Irland |
| Nagy Jánosné, Einzelunternehmerin | Buchhaltung, Lohnabrechnung | Ungarn |
| Uzonyi Gábor, Einzelunternehmer | IT-Wartung, Datensicherung | Ungarn |
| Rechtsanwaltskanzlei Kuczora (Kuczora Ügyvédi Iroda) | Rechtsberatung, Vertretung | Ungarn |
Die Auftragsverarbeiter verarbeiten die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung der e-Tender Zrt. auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.
Als eigenständige Verantwortliche erhalten Daten: deutsche und ungarische öffentliche Auftraggeber und die von ihnen genutzten elektronischen Vergabeplattformen (z. B. Deutsches Vergabeportal, subreport, e-Vergabe, EKR), die ungarische Vergabebehörde sowie die Vergabekammern bzw. die ungarische Vergabeschiedsstelle im Nachprüfungsfall, die ungarische Steuerbehörde (NAV) und andere Behörden aufgrund gesetzlicher Verpflichtung sowie Gerichte und Vollstreckungsorgane im Streitfall.
7. Datenübermittlung ins Ausland
Aufgrund ihrer Tätigkeit übermittelt die e-Tender Zrt. regelmäßig personenbezogene Daten nach Deutschland (an Auftraggeber, Vergabeplattformen, deutsche Partner). Dies ist eine Übermittlung innerhalb der Europäischen Union, auf die die DSGVO unmittelbar und einheitlich Anwendung findet; besondere Garantien sind nicht erforderlich.
Die e-Tender Zrt. betreibt ihre E-Mail-Kommunikation und Dokumentenspeicherung über Google Workspace; Vertragspartner ist die in der EU ansässige Google Ireland Limited. Gemäß der Datenregion-Einstellung der e-Tender Zrt. werden die in Google Workspace gespeicherten Daten in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Im Rahmen einzelner Verarbeitungs- und Supportvorgänge können Daten in die USA gelangen; Rechtsgrundlage hierfür ist der Angemessenheitsbeschluss (EU) 2023/1795 der Kommission (EU–US Data Privacy Framework), dessen zertifizierter Teilnehmer Google LLC ist, ergänzend die Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO auf Grundlage des Google Workspace Cloud Data Processing Addendum. Eine Übermittlung in andere Drittländer findet nicht statt.
8. Datensicherheit
Die e-Tender Zrt. schützt die Daten nach Art. 32 DSGVO durch dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen: Berechtigungskonzept und individuelle Zugänge, Mehr-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte Datenübertragung, regelmäßige Datensicherung, aktueller Virenschutz, Verschwiegenheitspflicht und Schulung der Mitarbeiter. Vergabebezogene Unterlagen werden – mit Rücksicht auf ihren Charakter als Geschäftsgeheimnis – gesondert und mit eingeschränktem Zugriff gespeichert. Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten geht die e-Tender Zrt. nach Art. 33–34 DSGVO vor und informiert die betroffenen Personen bei hohem Risiko.
9. Cookies
Die Website verwendet ausschließlich technisch notwendige (Sitzungs- und Sicherheits-)Cookies; hierfür ist keine Einwilligung erforderlich, sie werden mit dem Schließen des Browsers gelöscht. Statistik- oder Marketing-Cookies setzt die Website nicht.
10. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen können bei der e-Tender Zrt. unter den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten folgende Rechte geltend machen:
Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15);
Berichtigung ihrer Daten (Art. 16);
Löschung, wenn der Zweck entfallen ist, die Einwilligung widerrufen wurde oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist (Art. 17) – außer die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich;
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18);
Datenübertragbarkeit bei auf Einwilligung oder Vertrag beruhender automatisierter Verarbeitung (Art. 20);
Widerspruch gegen auf berechtigtes Interesse gestützte Verarbeitungen (Art. 21); die e-Tender Zrt. verarbeitet die Daten dann nur weiter, wenn zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen;
Widerruf der Einwilligung jederzeit; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Die e-Tender Zrt. beantwortet Anfragen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang, oder begründet eine Ablehnung; die Frist kann in begründeten Fällen um zwei Monate verlängert werden. Die Bearbeitung ist unentgeltlich, außer bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anfragen. Zum Schutz der Daten kann die e-Tender Zrt. die Identität des Antragstellers prüfen.
Hinsichtlich der als Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten (Abschnitt 3) sind die Rechte gegenüber dem Mandanten als Verantwortlichem geltend zu machen; die e-Tender Zrt. leitet bei ihr eingehende Anfragen an den Mandanten weiter und unterstützt deren Erledigung.
11. Beschwerderecht
Betroffene Personen, die der Auffassung sind, dass die Verarbeitung ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, können sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH – Ungarische Nationale Behörde für Datenschutz und Informationsfreiheit)
H-1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. · Postanschrift: H-1363 Budapest, Pf. 9.
Telefon: +36 1 391-1400 · E-Mail: ugyfelszolgalat@naih.hu · Website: naih.hu
Betroffene Personen mit Aufenthalt in Deutschland können sich auch an die für ihren Aufenthaltsort zuständige deutsche Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Daneben steht der Rechtsweg zu den Gerichten offen. Die e-Tender Zrt. bittet darum, Beschwerden zunächst an sie selbst zu richten, damit sie diesen unmittelbar abhelfen kann.
12. Änderungen dieser Erklärung
Die e-Tender Zrt. passt diese Erklärung bei Rechtsänderungen oder Änderungen ihrer Verarbeitungspraxis an; die jeweils gültige Fassung ist auf der Website abrufbar, über wesentliche Änderungen werden Mandanten zusätzlich per E-Mail informiert. Diese Erklärung liegt in ungarischer, englischer und deutscher Sprache vor; bei Abweichungen ist die ungarische Fassung maßgeblich.
Stand: 21. Oktober 2026